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La comptabilité des associations

L'organisation de la comptabilité

Au-delà des obligations comptables, propres à chaque association, les dirigeants associatifs doivent veiller à optimiser et à sécuriser la tenue de leur comptabilité. Celle-ci peut être un véritable outil de gestion, fiable et efficace, pour faciliter la conduite des décisions opérationnelles du projet associatif.

Introduction
L'association, comme tout organisme de droit privé, peut posséder des obligations comptables. Celles-ci diffèrent selon sa taille, son activité et ses modes de financement.
Toutefois, les objectifs de la comptabilité ne se limitent pas aux obligations légales. Les partenaires (financeurs, banques...), les adhérents et les dirigeants associatifs doivent pouvoir obtenir des informations financières fiables.

Les obligations légales
On distingue différents cas de figure.

• Aucune obligation légale spécifique, mis à part l'établissement d'un relevé des dépenses/recettes et la présentation du budget en assemblée générale, sauf obligations particulières imposées volontairement ou par un texte ou une convention.
• Tenue d'une comptabilité de type commercial (partie double, plan comptable, compte de résultat, bilan, annexe) et certification par un commissaire aux comptes dans les cas suivants :
  - Associations ayant une activité économique et dépassant deux des trois seuils fixés par la loi (50 salariés, 20 MF de ressources, 10 MF de total de bilan);
  - Organismes de formation professionnelle continue dépassant deux des trois seuils fixés par la loi (3 salariés, 1MF de ressources, 1,5 MF de total de bilan);
  - Associations subventionnées à hauteur de 1MF et plus.
• Tenue d'une comptabilité de type commercial et certification par le président de l'association : les associations subventionnées par une commune de plus de 3 500 habitants, un département, une région ou un établissement public à hauteur de 500 000 F et plus ou sur plus de 50 % de leur budget.

Les pièces justificatives
Lorsque l'association n'est pas tenue d'établir des comptes annuels, ou ne décide pas volontairement de le faire, elle tient une comptabilité "recettes - dépenses".
La première étape consiste à recueillir la trace des différentes opérations comptables (achat, vente, versement…) et à vérifier l'existence d'un justificatif ou pièce comptable.
Ce document est obligatoire pour chacune des opérations et doit comporter la date, la nature et le montant de l'opération, le nom du prestataire ou du financeur, ses coordonnées. Le justificatif doit faire apparaître la TVA si l'association y est assujettie.
Une attention toute particulière doit être portée aux remboursements de frais (des bénévoles ou des salariés). Un document rempli par le bénéficiaire doit faire apparaître le motif et la nature de la dépense (ex. : objectifs et destination précise pour chacun des déplacements) et être accompagné des justificatifs correspondants (tickets de péage, notes de restaurant…) - telle une facture, susceptible de pouvoir être rapprochée dans les moyens de paiements mis à la disposition par les banques (carnets de chèques avec souche, carte bleue professionnelle, etc..) qui laissent des traces écrites.

L'enregistrement des écritures
Après avoir vérifié la réalité d'une opération (e. g. la correspondance entre la facture d'un fournisseur, le bon de commande et le contenu de la livraison), une écriture est enregistrée dans les livres journaux de façon chronologique.
Il n'est pas conseillé de raturer un enregistrement comptable, il est préférable de contre-passer l'écriture (annulation puis enregistrement).
Le journal doit être tenu à jour très régulièrement (si possible de façon hebdomadaire pour une petite association).
Dans les associations qui établissent des comptes annuels et font application du plan comptable, la comptabilité est tenue en partie double. Elle est alors plus structurée. Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans plusieurs types de journaux:
- le journal des achats ;
- le journal des ventes ;
- le journal de banque ;
- le journal de caisse ;
- le journal des opérations diverses.
Elles sont ensuite centralisées par numéro de compte selon la nomenclature du nouveau plan comptable dans un grand livre.

Tenir sa comptabilité
La connaissance de vos disponibilités :
Vous avez un peu d'argent dans votre association et cet argent se trouve soit en espèces dans un de vos tiroirs soit à votre banque.
S'il est en espèces, considérez qu'il est "en caisse". Tous les mouvements s'y rapportant seront, par conséquent, enregistrés dans les colonnes "caisse".
S'il est en banque, inscrivez toutes les opérations concernées dans les colonnes "banques".

L'écriture dans une comptabilité :
Chaque opération nécessite une double écriture de montants identiques. Le principe est plus facile qu'il ne le paraît.
Supposons que vous ayez acheté des fournitures de bureau pour 40 Euros et que vous les ayez réglées par chèque.
Commencez par reporter dans la colonne "banque dépense" les 40 Euros, puis reportez cette même somme dans la colonne "fourniture administrative", ce qui correspond à la nature de cette dépense. Vous avez bien inscrit cette somme deux fois. Bien sûr, il y a parfois des variantes car chaque somme d'argent ne donne pas lieu à un achat.
Par exemple, un membre vous paie sa cotisation de 20 Euros en espèces. Il y a ici une recette et non une dépense. Ces 20 Euros entrent en liquide dans la colonne "caisse-recettes". Cette cotisation devra également figurer dans la colonne "cotisations". Vous avez bien votre double écriture avec deux montants identiques.
Cette présentation vous permet de savoir à tout moment de combien votre association dispose à sa banque ou en caisse, elle vous permet également de connaître le montant de vos dépenses poste par poste ainsi que celui de vos diverses recettes.

Recettes et dépenses
Exemple pratique
Ne détaillez pas toutes vos dépenses et recettes et retenez plutôt des subdivisions significatives de manière à cerner les postes où il y aura beaucoup d'écritures. Pour tout ce qui est plus rare, ouvrez une colonne "divers" ou "autres".

Pour commencer, prenons l'exemple d'une association qui n'effectuerait que des opérations en espèces. Vous avez d'un côté vos recettes, de l'autre vos dépenses et vous créez au milieu trois colonnes pour inscrire la date, le libellé de l'opération et le numéro de la pièce justificative s'y rapportant. Ensuite, vous créez une colonne "soldes". Comme dans l'exemple précédent, vous inscrivez le 1er octobre 10 Euros dans la colonne "recettes" puis dans celle des cotisations.
La colonne "recettes" récapitule les ventilations des différentes recettes, c'est une sécurité qui vous permet les vérifications.
La colonne "solde" indique en permanence la somme en caisse après chaque opération.
Quand il s'agit d'une dépense, seul le côté du registre change mais c'est la même démarche. Si vous achetez des stylos, portez le montant une première fois dans la colonne générale des dépenses, une seconde fois dans la colonne des fournitures administratives sans oublier de diminuer le solde de votre caisse. C'est tout.
La gestion des règlements doit être rigoureuse. Il est conseillé de posséder un échéancier de façon à contrôler le suivi des règlements à recevoir ou à émettre.

En fin de mois, faites les totaux et assurez-vous que votre solde en début de mois plus vos recettes, diminué de vos dépenses du mois, vous donne le solde en fin de mois. S'il n'y a pas d'erreurs, bravo ! Cet état de rapprochement doit être réalisé à la réception des relevés de banque.
Côté dépenses, détaillez un peu plus.
Prévoyez, par exemple, une colonne pour les achats de matériels destinés à la revente auprès de vos adhérents, une autre pour les fournitures administratives, une troisième pour vos loyers et charges locatives. Si vous avez du personnel salarié, n'oubliez pas d'ouvrir deux colonnes supplémentaires : la première pour les "salaires", la seconde pour les "charges sociales".
Prévoyez également pour vos "dépenses" une colonne "divers" et une dernière pour y inscrire non pas des chiffres mais le libellé de vos "divers".

Le classement et l'archivage des pièces comptables
Chaque pièce comptable, une fois enregistrée, doit être classée et archivée. Une référence peut être portée sur le justificatif et en comptabilité afin de pouvoir la retrouver facilement. Un classement peut être chronologique ou thématique. Les livres comptables, ainsi que tout document relatif à l'utilisation des subventions publiques, doivent être conservés au minimum 30 ans (droit de prescription). Les autres pièces justificatives doivent être gardées pendant des durées variables suivant le type de document (entre 3 et 10 ans). L'association doit mettre en place un bon système d'archivage (par exemple, numéroter les classeurs et en préciser le contenu, respecter la chronologie...).

Qui fait quoi ?
La répartition des fonctions diffère fortement suivant la taille de l'association.
Le trésorier possède un rôle fondamental dans l'organisation et le suivi de la comptabilité :

• Il vérifie notamment, l'existence de ressources suffisantes pour l'engagement de dépenses en rapport avec les objectifs définis en conseil d'administration.
• Il assure une relation transversale entre le président et les autres membres du conseil d'administration et prend en charge la présentation du budget en assemblée.
• Il doit, le cas échéant, avoir une relation technique avec le directeur et le comptable éventuel lorsque la taille de l'association permet la présence de permanents salariés.

Ces derniers agissent sous le contrôle et l'autorité du trésorier et du président. Une délégation partielle de la gestion de trésorerie peut être faite auprès du directeur.

Il est fondamental de bien séparer la préparation des règlements et la signature des chèques. Si le trésorier assume lui-même la tenue comptable et la préparation des règlements, il est préférable de confier la signature au président. Une autre forme de contrôle en trésorerie, quelle que soit la délégation existant auprès d'un salarié, consiste à limiter le montant des engagements financiers pouvant être réalisés. Au-delà d'un certain montant, deux signatures peuvent être exigées.

Contrôler les comptes
Le recours à un expert comptable n'est jamais obligatoire pour une association, même lorsque celle-ci est soumise au plan comptable. L'association peut néanmoins utiliser les compétences et les conseils de ce prestataire extérieur en définissant avec lui le contenu exact de sa mission.
Le souci d'optimiser le contrôle de la tenue des comptes amène parfois l'association à désigner des vérificateurs ou contrôleurs des comptes différents des commissaires aux comptes.

• Le contrôleur ou vérificateur des comptes intervient bénévolement pour effectuer des contrôles en amont de la présentation des comptes de synthèse en assemblée générale. Dans ce cadre, il peut être amené à procéder à des sondages (vérifications aléatoires) ou à s'assurer de l'existence et de la pertinence des pièces justificatives. Sa mission est statutaire, contrairement à celle du commissaire aux comptes qui est légale.
  Si l'intervention d'un commissaire aux comptes procède parfois de la simple volonté des dirigeants de l'association, elle résulte le plus souvent d'une obligation imposée à l'association par le législateur ou les pouvoirs publics, dans certaines hypothèses.
• Le commissaire aux comptes doit impérativement être choisi sur la liste des professionnels arrêtée dans le ressort de chaque Cour d'appel - les coordonnées des professionnels peuvent être obtenues auprès de la Compagnie des commissaires aux comptes. Il vérifie la conformité de la comptabilité avec les obligations légales. Sa désignation s'effectue pour six exercices. Elle est le fait, selon la rédaction des statuts de l'association, soit du conseil d'administration, soit de l'assemblée générale.
• Les partenaires de l'association (Etat, collectivités, financeurs) sont de plus en plus exigeants quant à la capacité de l'association à fournir régulièrement des éléments financiers fiables, notamment pour justifier l'utilisation des financements reçus. La rigueur de la tenue comptable et les contrôles internes sont ainsi fondamentaux.

Nos conseils

• Adaptez le mode de comptabilité aux besoins et aux spécificités de votre association (et pas seulement aux obligations légales).
• Validez vos registres pour éviter toute contestation ultérieure. La meilleure prévention consiste à faire coter et parapher votre registre comptable à la mairie avant toute utilisation, cela l'authentifie.
• Conservez un justificatif pour chacune des opérations comptables. Soyez vigilant pour les remboursements de frais.
• Anticipez et prévoyez la couverture financière de chaque dépense.
• Séparez les opérations d'enregistrement comptable des règlements et plafonnez le montant des signatures.
• Evitez le cumul des fonctions de président et de trésorier.